Las Entidades sin ánimo de lucro, iglesias confederaciones y federaciones, entidades de seguridad social reguladas por la ley 100, partidos y movimientos político, etc. Deben llevar libros de contabilidad como lo establece el artículo 364 del estatuto tributario, estos se registran en la división o grupo de gestión y asistencia al cliente o quien haga sus veces correspondiente a su jurisdicción.
El registro de los libros ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es el trámite que efectúa el obligado para que la contabilidad constituya prueba y se deben registrar los libros de:
- Diario, mayor y balances
- Libro de inventarios y balances (puede ser sustituido por el mayor general)
- Libro de actas de asamblea general y junta directiva
- Podrán a su vez registrar los libros auxiliares que consideren convenientes como prueba de su contabilidad.
Fuente: Actualicese
Algunas normas se han encargado de contemplar de forma explícita las personas o entidades que deben registrar sus libros de contabilidad en la Dian.
Decreto 2500 de 1986 Articulo 02
“A partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la administración de impuestos nacionales que corresponda a su domicilio.
La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros mayor y balances y diario, o en defecto de estos dos, el libro de cuentas y razón.”
Estatuto tributario art. 364
Artículo. 364. “Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad registrados.
Nota- Las entidades sin ánimo de lucro, deberán llevar libros de contabilidad, en la forma que indique el Gobierno Nacional.
Decreto 2707 de 2008
El Decreto 2707 de 2008 establece para efectos fiscales que las Asociaciones de Hogares Comunitarios, que ejecuten exclusivamente recursos asignados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- y estén constituidas como entidades sin ánimo de lucro, deberán llevar un libro de “registro de operaciones diarias”, en el que anotarán diariamente, en forma global o discriminada, las operaciones realizadas por concepto de ingresos, compras y pagos efectuados con dichos recursos”.
De otra parte, el decreto 427 de 1996, en su artículo 2 señala cuáles entidades deben registrar sus libros de contabilidad en la cámara de comercio:
Conforme a lo dispuesto por los artículos 40 a 45 y 143 a 148 del Decreto 2150 de 1995 se registrarán en las Cámaras de Comercio las siguientes personas jurídicas sin ánimo de lucro:
1. Juntas de Acción Comunal.
2. Entidades de naturaleza cooperativa.
3. Fondos de empleados.
4. Asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración.
5. Instituciones auxiliares del cooperativismo.
6. Entidades ambientalistas.
7. Entidades científicas, tecnológicas, culturales, e investigativas.
8. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los consagrados en el numeral 5 del artículo siguiente.
9. Derogado por el Decreto Nacional 1422 de 1996 Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar.
10. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales.
11. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.
12. Gremiales.
13. De beneficencia.
14. Profesionales.
15. Juveniles.
16. Sociales.
17. De planes y programas de vivienda.
18. Democráticas, participativas, cívicas y comunitarias.
19. Promotoras de bienestar social.
20. De egresados.
21. De rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, excepto las del numeral 1 del artículo siguiente.
22. Asociaciones de padres de familia de cualquier grado. Ver Decreto Nacional 1625 de 1972; Artículo 30 y Decreto Nacional 1860 de 1994
23. Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.
SANCIONES POR NO REGISTRAR LOS LIBROS
El estatuto tributario en su artículo 654 literal b) establece como hecho irregular en la contabilidad el hecho de que no se tengan registrados los libros principales de contabilidad, habiendo lugar a ello. Esta situación origina sanción por libros de contabilidad, contemplada en el artículo 655 del E.T.
Artículo 654 del Estatuto Tributario. “Hechos irregulares en la contabilidad. Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:
a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.
c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
d) Llevar doble contabilidad.
e) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
f) Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso”.
Sanción Por Hechos Irregulares En La Contabilidad
Artículo 655 del Estatuto tributario “Sanción por irregularidades en la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición sin exceder 20.000 UVT.
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.
Parágrafo. No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto de un mismo año gravable”.
Reducción de sanciones por libros de contabilidad
Artículo 656 Estatuto tributario “Las sanciones pecuniarias contempladas en el artículo 655 se reducirán en la siguiente forma:
a. A la mitad de su valor, cuando se acepte la sanción después del traslado de cargos y antes de que se haya producido la resolución que la impone.
b. Al setenta y cinco por ciento (75%) de su valor, cuando después de impuesta se acepte la sanción y se desista de interponer el respectivo recurso.
Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite el pago o acuerdo de pago de la misma”.
Decreto 1878 de 2008
Por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto 2649 de 1993 y se dictan otras disposiciones.
LIBROS ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO
Como se trata de una persona jurídica legalmente constituida, la entidad debe presentar su solicitud de inscripción de libros en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal.
La inscripción se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad se encuentre registrada en la Cámara de Comercio.
Con base en la Ley Anti Trámites no se registran libros con fines contables.
REQUISITOS PARA SOLICITAR EL REGISTRO DE LIBROS
Es necesario presentar una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga lo siguiente:
- Fecha de solicitud.
- Nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros.
- Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir.
- Cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza y en cual numeración termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20.
- Código de cada libro, si es de hojas continúas.
REQUISITOS DE LOS LIBROS
Se registran libros únicamente en blanco. Cada libro debe presentarse:
- Debidamente rotulado.
- Con el nombre de la entidad a que pertenecen y su destinación. (Ej. libro de actas)
- Cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua.
- Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un código para cada libro.
REQUISITOS PARA REGISTRAR NUEVOS LIBROS
Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos:
- Traer el libro anterior.
- Presentar certificación del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la terminación del libro.
- En caso de pérdida de un libro, debe anexarse copia auténtica de la denuncia respectiva.
REGISTRÓ DE LIBROS POR PÉRDIDA, EXTRAVÍO, DESTRUCCIÓN.
En caso de pérdida, extravío o destrucción de un libro(s) ya registrados, la División y/o Grupo de Gestión de Asistencia al Cliente o quien haga sus veces, debe solicitar al obligado, copia de la denuncia ante la autoridad competente sobre la pérdida, destrucción, extravío, etc., junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Hola buen dia, me sabran decir donde se registran los libros?
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