PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

A través del presupuesto la copropiedad estima las expensas necesarias para el mantenimiento, vigilancia, mejoramiento y reparación de los bienes encargados a su administración, entre otros, para cada periodo anual, estimación que sirve, además, como base para la determinación de la cuantía de las cuotas ordinarias que debe asumir cada copropietario, residente o arrendatario en función de sus respectivos coeficientes de copropiedad, según corresponda, y que representarán los ingresos principales de la copropiedad.

Adicionalmente, en el presupuesto de los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto de propiedad horizontal y en aquellos en que existen servicios de uso exclusivo de algunos sectores, al tenor del artículo 31 de la Ley 675 de 2001, se debe tener en cuenta, que las expensas comunes necesarias, relacionadas con los sectores y módulos especiales de contribución, las cuales estarán a cargo únicamente de los propietarios de los bienes privados del respectivo sector o módulo, se programarán presupuestalmente por separado, tanto en lo relacionado con ingresos como de los gastos relativos, y por tanto el presupuesto debe prever en su estructura las cuentas o programas requeridos para esta destinación.

Corresponde al administrador de la copropiedad convocar a la asamblea de copropietarios a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación las cuentas del ejercicio anterior y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros obligatorios, para lo cual deberá previamente preparar y someter a consideración del consejo de administración la citadas cuentas anuales, acompañadas del informe que se presentará a la asamblea general anual de propietarios y el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos previsto para el siguiente ejercicio.

El presupuesto es una proyección hacia el futuro y como tal puede ser afectado por situaciones imprevistas, que de una u otra manera inciden en forma negativa o positiva en su ejecución. Por lo tanto, al final de cada ejercicio, deberá presentarse el correspondiente informe que detalle su ejecución para su aprobación por parte de la asamblea.

El presupuesto tiene la característica de estar determinado básicamente por el sistema de caja; sin embargo, deberán incluirse aquellos gastos que, sin implicar desembolsos de efectivo, puedan afectar los resultados del ejercicio y ser objeto de provisión, debiéndose rendir cuenta también de ello a la asamblea por parte de la administración.

En este orden de ideas, el presupuesto debe considerarse como una herramienta de gestión que la Ley 675 del 2001 ha previsto para tal fin y su ejecución debe guardar relación directa con los registros y formalidades de la contabilidad.

NO SOBRE ESTIMAR EL PRESUPUESTO

En algunas ocasiones, en el afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades de la copropiedad, algunos administradores (Incluyendo al Consejo y el Revisor Fiscal) pueden caer en el error de elaborar presupuestos "Inflados" o supervalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de administración, y generan inconformismo entre los copropietarios. Debe tenerse en cuenta que las Copropiedades son entidades "Sin ánimo de Lucro" y que los superávits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Naturalmente es muy conveniente poseer un Fondo de Reserva que pueda usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como "Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar.

NO SUBESTIMAR EL PRESUPUESTO 

Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demagógico o "político", podrá generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas anteriormente, dejará a la copropiedad indefensa ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en las edificaciones, equipos y demás bienes comunales, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión) y desprestigio para la administración.