ADMINISTRADOR

ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD HORIZONTAL

El administrador es el REPRESENTANTE LEGAL de la copropiedad, y para tal fin, a partir de su nombramiento adquiere facultades y atribuciones de GERENTE, TESORERO, MANDATARIO, DEPOSITARIO y EJECUTOR, las cuales puede ejercer de forma personal o delegando parcialmente bajo su responsabilidad.

La ley es muy clara al establecer las responsabilidades del administrador, ("Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal" - Ley 675 de 2001, Artículo 50).

Cabe aclarar que de acuerdo a la ley, cuando el administrador sea una persona jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o conjunto. La Ley agrega que en el único caso que se faculta al presidente del consejo para tal efecto es para suscribir el contrato con el administrador".

En consecuencia el administrador cuenta con atribuciones suficientes para utilizar los recursos humanos, los bienes, los recursos logísticos, y los fondos de la copropiedad, en beneficio y para el servicio racional de la misma, con ajuste a las leyes y reglamentos, pudiendo entonces tomar las medidas tendientes a garantizar el normal funcionamiento de la copropiedad, ordenar y ejecutar el gasto de acuerdo a un presupuesto aprobado por la asamblea, tomar las medidas necesarias para mantener en buen estado los bienes, equipos y edificaciones de la comunidad, etcétera.

PERFIL QUE DEBE REUNIR EL ADMINISTRADOR DE UNA PROPIEDAD HORIZONTAL

A partir de la Ley 675 de 2001, se dio una definición suficientemente clara del cargo, y mediante ella se exige que el administrador acredite su idoneidad para ejercerlo.

Pero también ha sido la misma evolución de la sociedad y de la propiedad horizontal lo que ha hecho indispensable la profesionalización de quienes tienen a su cargo y bajo su responsabilidad el patrimonio, el bienestar, la tranquilidad y la seguridad de toda una comunidad de copropietarios.

Por lo anterior, podemos decir que se requiere de un alto y específico perfil, para lo cual se debe buscar un administrador con perfil gerencial, ejecutivo, con capacidades de dirección y administración de recursos económicos y humanos, conocimientos específicos en contabilidad y administración de propiedad horizontal, liderazgo, amplio conocimiento del régimen laboral, y de la legislación de propiedad horizontal, solución de conflictos, entre otros.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR:

La ley 675 de 2001, define así las funciones básicas para los administradores de propiedad horizontal: (Artículo 51)

1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.

2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.

3. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.

4. Preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la asamblea general anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.

6. Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.

7. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.

8. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.

9. Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.

10. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.

11. Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.

12. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta Ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.

13. Expedir paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.

14. Las demás funciones previstas en la presente ley y en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.

No obstante existen otras funciones del administrador, que si bien no están contenidas en la ley pero que deberían incluirse en los reglamentos internos de las PH ya que nacen de su propia naturaleza, tienen que ver con la educación de la comunidad, la permanente información respecto a temas como la convivencia, la seguridad, las normas legales, y en general todas las cuestiones que competan a la comunidad de copropietarios.